Interview: Fien Ost vertelt over traject eerstelijnszone.be

De vernieuwde website eerstelijnszone.be werd op 1 november gelanceerd. De website was er niet van de ene dag op de andere. Het is het resultaat van een intensief en participerend traject waar verschillende personen aan werkten. Fien Ost, stafmedewerker en communitymanager en Geert Vanhorenbeeck, hoofd communicatie bij VIVEL, hebben het project getrokken. Samen zorgden zij ervoor dat alles in goede banen verliep. Wij gingen het gesprek aan met Fien waarin zij vertelt over haar ervaringen en indrukken tijdens dit traject. 

Fien, kan jij het project eerstelijnszone.be in drie woorden omschrijven?
 
Uitdagend, participatief en samenwerking.
 
Kan jij kort vertellen over het traject van dit project?
 
Ik ga het proberen kort te houden (lacht). Wij beslisten in 2021 om een nieuwe website voor eerstelijnszone.be te ontwikkelen omwille van technische redenen. Een website van én voor de 60 eerstelijnszones. Het was voor ons van begin af aan teamwork waarbij er een samenwerking ontstond met interne medewerkers van de eerstelijnszones en externe
experten.
 
Vanuit VIVEL namen wij als communicatieteam het project in handen. Voor ons was het belangrijk om het traject te begeleiden, faciliteren en de focus te behouden. Wij stelden samen met de externe partners ook opleidingen voorop om het traject te begeleiden, zoals over het achterliggend gebruikersbeheer van de website, cijfers analyseren en schrijven voor web.
 
Het traject duurde ongeveer anderhalf jaar. We zijn op 10 augustus 2021 gestart. De huidige website zou op 31 oktober 2022 definitief offline gaan. Op 1 november moest er dus een nieuwe website staan!
 
Hoe is dat concreet verlopen?

Wij zijn gestart met één werkgroep van 19 personen met een vertegenwoordiging uit alle provincies. De bedoeling was om samen beslissingen te nemen, een klankbord te creëren tijdens het traject en ambassadeurschap te realiseren. We beseften ook al snel dat de opdrachten voor deze nieuwe website alsmaar groter werden. Daarom splitsten we de werkgroep op in verschillende deelwerven en maakten van de werkgroep een maandelijkse coördinerende hoofdwerkgroep. Om zo snelheid in het traject te kunnen behouden. Of zoals het spreekwoordelijke gezegde gaat: “om zo de olifant in stukjes te eten”.

Het project bestond uit verschillende fases. De eerste stap was logischerwijze een uitgebreide cijferanalyse maken, zoals het onderzoeken door middel van bevragingen en cijfers analyseren van de verouderde website. Dat gaf ons een beeld van wat wel en niet goed werkte. Op basis van die resultaten werd er een webstrategie ontwikkeld en de vernieuwde website opgesteld. Het klinkt allemaal appeltje-eitje, maar dat was het zeker
niet (lacht).

Je beschrijft het project als uitdagend. Op welke manier?

Het is een evenwichtsoefening om een website te bouwen voor alle 60 eerstelijnszones, die ieder eigen noden en behoeften hebben. Het belangrijkste is dat in elke fase elke eerstelijnszone in meer of mindere mate zich kan vinden in de uiteindelijke beslissing. Dat is wel gelukt. Ik kan met een gerust hart zeggen dat we met de vernieuwde website tot een gemeenschappelijk eindresultaat zijn gekomen.

 

Enkele eerstelijnszones aan het woord

Wat was het doel van de nieuwe website?


We wilden een nieuwe website die duidelijker en meer gebruiksvriendelijk is dan de oude. De focus was een overzichtelijke structuur brengen. Zo werd elk onderdeel van de website onder handen genomen, zoals design, functionaliteiten, en achterliggend gebruikersbeheer.  

Hoe verliep de samenwerking met zowel de eerstelijnszones als de externe partners?

Transparant, constructief en met wederzijds respect. Het was voor ons belangrijk om ruimte te creëren voor ieders mening en elke partner, zowel intern als extern, als gelijke te behandelen.

 

We merkten al snel dat we allemaal hetzelfde doel voor ogen hadden: iedereen was bereid een steentje bij te dragen om een duidelijkere en gebruiksvriendelijkere website tot stand te brengen. Dat helpt natuurlijk. Wij zijn ook tevreden over het werk dat onze externe partners leverden.

 

Welk moment is je bijgebleven?

D-day, de dag van de lancering op 1 november. Het voelde als een ontknoping met toch een tikkeltje stress (lacht). Die stress was uiteindelijk voor niets nodig, want de dag zelf verliep heel vlot. Het magische waarop ik had gehoopt ontbrak wel. Plots was de website online en dat was het dan. Desalniettemin ben ik opgelucht dat grote struikelblokken uitbleven. Ik zal mij deze dag in elk geval nog lang herinneren. 

 

Ben je blij met het resultaat?

Ik ben enorm blij met hoe de website er nu uitziet! Er ligt een mooie gedragen basis waarop we kunnen verder bouwen en kunnen verbeteren en bijsturen.

 

Wat zijn de volgende stappen na 1 november?

 

Een website is nooit echt ‘af’. 1 november is eerder een start dan een eindpunt. De volgende stappen zijn een optimalisatietraject, het bijsturen, het analyseren en evalueren van de website. Rekening houdend met het dynamisch landschap waarbinnen eerstelijnszones functioneren. We bouwen enerzijds voort op kennis en expertise die we hebben opgebouwd. Anderzijds op de samenwerkingen die uit dit traject zijn ontstaan. We blijven dus werken aan een duidelijke en gebruiksvriendelijke website, nu en in de toekomst.