Lancering communicatieplatform

Digitaal communicatie, deel- en leerplatform voor de zorgraden

Hartelijk dank aan de enthousiaste deelnemers van de focusgroepen en de infosessies over het digitale platform voor de zorgraden. Was je niet aanwezig? hierbij vind je de opname van de vorige versie. Ondertussen is het platform geëvolueerd.

Op basis van jullie feedback hebben we beslist de volgende stappen te nemen. Zoals besproken gaan we voor een gefaseerde uitrol met begeleiding.

Wat biedt het digitaal platform?

Het platform is een geïntegreerd digitaal platform voor interne communicatie, delen en leren ten diensten van (in eerste instantie) de zorgraden in Vlaanderen en Brussel. Eén plek voor alle communicatie, bestanden en mensen 

  • Private samenwerking, chat en online meetings binnen Microsoft Teams 
  • Snel bereik via 1 sociaal netwerk met alle collega’s
  • Het exclusieve communicatiekanaal vanuit VIVEL 
  • Veiligheid en privacy gegarandeerd
  • Softwarelicenties, technische opzet en begeleiding gefinancierd door VIVEL

Wie krijgt wanneer een uitnodiging voor het digitaal platform?

Op volgende momenten ontvangen onderstaande groepen een uitnodigingsmail met hun inloggegevens:

  • Op dinsdag 1 september om 14u: voorzitters en medewerkers van de zorgraden (130-tal)
  • Op maandag 7 september om 14u: bestuursleden, leden van dagelijks bestuur en leden van het COVID-19-team (1800-tal)

Welke begeleiding wordt er voorzien?

Om de lancering van het digitaal platform op een goede manier te kunnen doen, voorzien we enkele begeleidende sessies via het platform. Hier wordt de opbouw, het gebruik en de begeleiding van het platform toegelicht.

  • Eerste week van september: 3 lanceringssessies 
    • Voor wie? Voorzitters en medewerkers
    • Wanneer?
      • Woensdag 2 september, 10u-10u45
      • Donderdag 3 september 14u-14u45
      • Vrijdag 4 september, 12u-12u45
  • Tweede week van september:  5 lanceringssessies 
    • Voor wie? Voorzitters, medewerkers, bestuursleden, dagelijks bestuur van de zorgraad en leden van het COVID-19-team
    • Wanneer?
      • Maandag 7 september, 11u-11u45
      • Dinsdag 8 september, 14u-14u45
      • Woensdag 9 september, 20u-20u45
      • Donderdag 10 september, 12u-12u45
      • Vrijdag 11 september, 10u-10u45
  • Inschrijven kan nadat je bent ingelogd op het platform. De webinar wordt opgenomen en later ter beschikking gesteld op het platform.
  • Doorlopend kan je hulp inroepen via de community “Ondersteuning gebruik platform” (beschikbaar op het platform).

Wij vinden het alvast spannend!! Jullie ook?

Focusgroepen en verdere stappen van het digitaal netwerk

Digitaal communicatie, deel- en leerplatform voor de zorgraden

Bevindingen focusgroepen

In de week van 17 augustus heeft VIVEL vier focusgroepen georganiseerd voor medewerkers, voorzitters en bestuursleden van de zorgraad. Centraal stond het toekomstig digitaal communicatie-, deel- en leerplatform. Alle focusgroepen waren volzet met in totaal 32 deelnemers, met diverse profielen.

De focusgroepen hadden 2 doelen:

  1. een gesprek aangaan over jullie ervaringen met betrekking tot communicatie, samenwerken, delen en leren in de afgelopen 6 maanden.
  2. het tonen van een concreet voorstel voor een digitaal platform, en hoe dit eruit zou kunnen zien en jullie feedback hierop te krijgen.

Hieronder vind je de samenvatting van de bevindingen uit deze focusgroepen.

  • Communicatie, samenwerking, delen en leren binnen één eerstelijnszone:
    • Mail wordt erg veel gebruikt voor interne communicatie maar informatie geraakt daardoor versnipperd. Bovendien is het niet zeker dat alle mails gelezen worden.
    • Met verschillende groepen/actoren worden verschillende tools gebruikt waardoor het overzicht van wat waar staat verloren gaat.
  • Communicatie, samenwerking, delen en leren tussen eerstelijnszones:
    • Er wordt vaak samengewerkt met naburige eerstelijnszones om werk efficiënter aan te pakken en te leren van elkaar.
    • Er is er niet veel uitwisseling van kennis tussen verschillende eerstelijnszones behalve via structureel ingeplande overlegmomenten.
    • Er is een drempel voor verdere samenwerking omdat dit opzetten tijd kost die er niet is.
    • Naar een externe website gaan om goede praktijken te vinden (zoals VIVEL Verbindt) is een drempel omdat dit buiten de omgeving is waarin men iedere dag werkt.
  • Communicatie, samenwerking, delen en leren tussen eerstelijnszones en VIVEL:
    • Wordt soms gepercipieerd als éénrichtingscommunicatie omwille van de formats (email, website, nieuwsbrief).
    • Nood aan één plaats met daarop alle up –to-date informatie vanuit VIVEL.
    • Het is niet altijd duidelijk welke informatie gedeeld moet worden en met wie.
  • Feedback op de tijdens de focusgroepen op voorstel van het digitaal platform:
    • Goed dat er een manier is om snel collega’s te contacteren.
    • Ziet er op het eerste zicht gebruikersvriendelijk uit.
    • Kan helpen om communicatie vlotter te laten verlopen.
    • Goed dat alles op één platform verzameld wordt.
    • Er moet aandacht zijn voor de begeleiding van de gebruikers.
    • Dit moet snel gecommuniceerd worden want lokaal worden nu eigen oplossingen geïmplementeerd.

In het algemeen werd de demo van het voorgestelde platform  door de deelnemers aan de focusgroepen erg goed ontvangen. Hierdoor voelen we ons gesterkt  om op het ingeslagen pad verder te gaan: één  platform dat alle functionaliteiten aanbiedt (o.a. samenwerken aan en delen van bestanden, online meetings, een sociaal netwerk voor de eerstelijn, instant messaging, een leercentrum) , dat veilig en gebruikersvriendelijk  is via zowel desktop als mobiele toestellen.

Wat zijn de verdere stappen, wanneer en voor wie?

Door de heropflakkering van COVID-19 willen we snel een communicatieplatform ter beschikking stellen dat jullie dagelijkse activiteiten ondersteunt. Hiermee kan je chatten, documenten delen en samen bewerken binnen jullie zorgraad, tussen de zorgraden en met VIVEL. Tegelijk willen we  begeleiding aanbieden waar nodig.

Daarom opteren we voor een gefaseerde uitrol, startend met:

  • Week van 31 augustus: eerste versie van het communicatieplatform voor de voorzitters en medewerkers van de zorgraden.
  • Week van 7 september: eerste versie van het communicatieplatform uitbreiden naar alle bestuursleden van de zorgraden.

Demo van de eerste versie van het communicatieplatform

De komende weken organiseren we webinars. We geven een demo van de eerste versie van het digitale communicatieplatform zodat jullie dit al eens gezien hebben en vragen kunnen stellen.

Voor wie? Voorzitters, medewerkers en bestuursleden van de zorgraad (die nog niet deelnamen aan de focusgroepen).

Wanneer?

Inschrijven kan door op de data te klikken. Na inschrijving ontvang je een bevestiging met de zoomlink. De webinar wordt opgenomen en later ter beschikking gesteld.

Op de verdere uitrol en begeleiding komen we binnenkort uitgebreid terug.