De werkgeverskoepels SOM en Zorgnet Icuro, die vertegenwoordigd zijn in het paritair comité waaronder de zorgraden vallen (PC 331), hebben een overeenkomst gesloten waarbij alle zorgraden lid kunnen worden van beide koepelorganisaties. Het lidmaatschap heeft tot gevolg dat de zorgraden oa voor alle sociaal en arbeidsrechtelijke vragen op SOM en Zorgnet-Icuro een beroep kunnen doen. Dit lidmaatschap doet uiteraard geen afbreuk aan de inhoudelijke autonomie van de zorgraden of VIVEL.
Het lidmaatschap kost 500 euro per jaar. Eens je lid bent krijg je toegang tot de ledenpagina van beide koepels, waar alle arbeidsrechtelijke informatie die betrekking heeft tot de zorgraad teruggevonden kan worden.  Je krijgt dan ook een emailadres  via dewelke de helpdesk voor de zorgraden gecontacteerd kan worden.

In het BVR voor de zorgraden wordt vermeld: “om erkend te kunnen blijven dienen te zorgraden hun personeelsadministratie, de ondersteuning van het
personeelsmanagement, hun boekhoudkundige verplichtingen en de
ondersteuning om hun verenigingsrechtelijke verplichtingen na te komen
uitbesteden aan de partnerorganisatie, die daarvoor, wegens zijn
deskundigheid in die materie, wordt aangewezen door de Vlaamse Regering.” Deze partnerorganisatie is VIVEL.

Dit betekent dat zorgraden bij aanvang zelf kunnen kiezen wel sociaal secretariaat zij onder de arm nemen. Om erkend te kunnen blijven zullen ze nadien wel de overstap moeten maken.

Vanuit het groepsaanbod kwam Acerta als beste sociaal secretariaat naar voor. Het aanbod van Acerta vind je hier terug:
Een samenvatting van het aanbod: Aanbod dat op iedereen van toepassing is, staat in het geel (bij de administratiekost moet elke zorgraad individueel beslissen of men de prijs inclusief of exclusief correcties wil). Aanbod dat bijkomend is (ESS), staat in het groen. Hier kan elke zorgraad zelf beslissen of ze dit wensen en voor welke modules ze dit wensen.

Indien jou zorgraad nog niet aangesloten is bij een sociaal secretariaat dan kan je aansluiten bij Acerta. Hiervoor moeten een aantal stappen doorlopen worden:

• Vragenlijst aansluiting werkgever: zo volledig mogelijk in te vullen door de voorzitter en terug te mailen naar vandermaesen@acerta.be
• Infofiche voor de werknemers: in te vullen door de voorzitter van zodra  er zicht is op de werknemer(s)

Op de website van Verso is heel wat algemeen advies te vinden is: www.verso-net.be/hrwijs.

Wij hebben de belangrijkste stappen voor u samengevat. In functie van jullie eigen situatie in de ELZ, kan u zelf bepalen welke tools voor jullie zinvol zijn:

Profiel bepaling en functie omschrijving

Het is voor jullie en jullie toekomstige medewerker uiteraard cruciaal dat duidelijk is bepaald wat het verwachtingspatroon is van een medewerker. Hierbij is een functieomschrijving de meest gebruikte tool. Hierin staan de taken en verantwoordelijkheden opgesomd die bij een functie horen. “Wat moet de medewerker doen?” In de praktijk worden functiebeschrijvingen wel eens gekoppeld aan een competentieprofiel. Bij een competentieprofiel is de leidvraag ‘Wat moet de medewerker kennen en kunnen en welke attitudes zijn nodig om zijn job goed in te vullen?’. 

Je kan ter ondersteuning volgende documenten raadplegen:

• aanpak en sjabloon functieomschrijving Dit generiek functieprofiel werd reeds eerder bezorgd via het agentschap. U vindt een profiel terug voor een stafmedewerker en een administratief medewerker.
• competentiewoordenboek: https://www.competencylibrary.com/nl Dit kan gebruikt worden als een woordenboek om de betekenis van bepaalde vaardigheden op te zoeken.
  Vaardigheden gelinkt aan coaching/leiderschap/ondernemerschap/managen vindt u hier: https://verso-net.be/themas/hrwijs/leiding-geven/detail/2019/08/12/Leiding-geven-voor-elke-rol-andere-competenties
• stappenplan voor schrijven van competenties: : https://verso-net.be/themas/hrwijs/hrwijs-detail/2019/08/19/In-3-stappen.

Als er meerdere kandidaten zijn voor 1 functie, kan de functieomschrijving ook dienen om een objectieve keuze mogelijk te maken.

Tot slot kan u nog een checklist voor een leesbare vacature raadplegen.

Dit kan via jullie eigen partners en netwerk (bv LinkedIn) of jullie ELZ-website. Je kan dit ook doorgeven aan VIVEL. Wij nemen dit op in onze nieuwsblog en als er een editie van de nieuwsbrief voorzien wordt, wordt diteveneens opgenomen.
U kan dit ook plaatsen op enkele (gratis) vacature-sites:

• https://www.jobsonline.be/werkgever/gratis-vacature-plaatsen/?gclid=EAIaIQobChMIzYrWpvW_6QIVRe7tCh2PkwYsEAAYASAAEgJiFfD_BwE
• https://werkgevers.vdab.be/werkgevers/vacature-publiceren
• https://be.indeed.com/personeel/plaast-vacature

Na een ruime marktbevraging heeft VIVEL een overeenkomst gesloten met een verzekeraar. Deze verzekering gaat in vanaf het moment van de oprichting van de zorgraad. Er werd hierover op 09/02/2020 een brief verstuurd naar alle zorgraden. Tevens werd een document bijgesloten dat de zorgraden moeten invullen. Mocht je dit document graag opnieuw ontvangen, gelieve een mail te sturen naar info@vivel.be zodat we je dit kunnen bezorgen.

Via de aankoopcentrale van SOM werd voorzien in een verzekeringspakket voor de zorgraden. Naast de verplichte verzekeringen hebben ze ook de mogelijkheid om een aantal optionele verzekeringen af te sluiten. Het aanvraagformulier voor de verzekeringen kan hier worden teruggevonden. Toelichting hoe dit formulier kan worden ingevuld, vind je hier terug.

Hiervoor werd een bestek via e-procurement gelanceerd dat openstaat voor geïnteresseerde boekhoudkantoren tot 24/6/2020 .
In het bestek staat beschreven dat we een aanbieder wensen die beschikt over een gebruiksvriendelijk online pakket via dewelke boekhoudstukken kunnen doorgegeven worden (facturen, onkostennota’s,…) en begeleiding voorziet bij oa afsluiting van de boekhouding, bespreking van de cijfers, opmaak jaarrekening, opmaak en indiening van de aangifte rechtspersonenbelasting, opmaak van de nodige fiscale fiches 281.50, opmaak en indiening van de aangifte patrimoniumtaks, … en dit alles aan de best mogelijke prijs.

Momenteel wordt bekeken of ingeschreven aanbieders een aanbod hebben dat kan worden afgestemd op de noden van de zorgraden. We houden jullie hiervan op de hoogte.

Er zijn verschillende organisatiekosten waarmee een zorgraad rekening moet houden:

• boekhouding
• loonverwerking door het sociaal secretariaat
• wettelijke en wenselijke verzekeringen: arbeidsongevallen-, bestuurdersaansprakelijkheids-, vrijwilligers-, burgerlijke aansprakelijkheids-, brandverzekering,…
• publicatiekost bij wijzigingen, bijvoorbeeld bij een einde mandaat van een bestuurder (kostprijs: 109,90 EUR, tot en met eind februari 2020, exclusief btw)
• neerleggingskost bij neerlegging van de jaarrekening (indien Nationale Bank van België)

Tevens is de btw voor de zorgraden een kostprijselement aangezien deze (normaalgezien) niet aftrekbaar zal zijn.
Een exact bedrag op deze organisatiekosten plakken is moeilijk aangezien er verschillen zullen zijn tussen de zorgraden (zelfs met gelijke subsidies) in diverse parameters. Bijvoorbeeld het verschil in loonmassa, wat onder andere een effect heeft op de kosten van het sociaal secretariaat, de arbeidsongevallenverzkering, het aantal te verwerken facturen in de boekhouding, of men kiest om de wenselijke maar niet wettelijk verplichte verzekeringen af te sluiten,…

We kunnen dus enkel een algemene inschatting geven. Een simulatie werd opgenomen in ons schrijven naar de zorgraden op 31/01/2020. U kan deze opvragen via info@vivel.be.

VIVEL is lid van de werkgroep zorgcoördinatie en casemanagement. Het toekomstig concept krijgt stilaan vorm. Het volgende is alvast duidelijk: de zorgraden dienen geen budget te voorzien voor het multidisciplinair overleg, zorgcoördinatie of casemanagement. Tot het nieuwe concept in voege gaat, zal een overgangsperiode voorzien worden waarin het MDO verder wordt uitbetaald. De modaliteiten worden op dit moment verder uitgewerkt door het Agentschap Zorg en Gezondheid.

VIVEL is geen ledenorganisatie en vraagt  bijgevolg ook geen lidgeld aan de zorgraden. Alle diensten die VIVEL aanbiedt -als tussenschakel tussen zorgraden en derden- worden tegen kostprijs aangeboden. VIVEL heeft geen ambitie om winst te maken. Kosten die voortvloeien uit overeenkomsten met derden (bv. verzekeringen) zullen pro rata worden verdeeld onder de zorgraden. Kosten voor vormingen worden in de mate van het mogelijke gratis aangeboden. Mogelijk zullen kosten voor bepaalde vormingen betalend zijn. Ook hier zal enkel de reële kosten worden doorgerekend.

VIVEL zal in algemene ondersteuning voorzien. Indien er specifieke, individuele vragen zijn, zal VIVEL ook moeten doorverwijzen naar gespecialiseerde aanbieders. Het is aan elke individuele zorgraad om deze afweging te maken.